KI-Automatisierung für Großhandel, Maschinenbau, Medizintechnik, Chemie & Pharma, Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Logistik & Speditionen

Wir sind eine KI-Agentur aus Bielefeld und automatisieren Abläufe im Mittelstand, dort, wo Routinearbeit Marge kostet. Wir planen und bauen KI-Assistenten und Automatisierungen, angebunden an die Systeme, die Sie schon nutzen. Gegründet hat die Agentur Jacob Musser, AI Solution Architect, mit über 10 Jahren Erfahrung als Controller, Finance Consultant und IT Consultant, unter anderem bei einem Messeveranstalter, einer Digitalagentur, einem Softwarehersteller für Controlling und einer BI-Beratung, und einem Studium an der Hochschule Heilbronn.

Eine KI-Agentur plant und baut KI-Lösungen für Unternehmen: Assistenten, Chatbots, Agenten und Workflows, angebunden an ERP, CRM und Postfach. Bei unserer KI-Agentur sprechen Sie von der Analyse bis zur Übergabe mit der Person, die Ihr System auch baut. Wann eine Agentur passt und wann ein Freelancer, steht im Vergleich Agentur oder Freelancer?

Ja, schon vor der Gründung der Agentur über zehn Jahre lang: die Planung mit VBA-Vorlagen bei einem Messeveranstalter, den Monatsbericht per SQL in einer Digitalagentur, Finanzplanung in über 15 Kundenprojekten bei einem Softwarehersteller für Controlling und Datenplattformen in Power BI und Microsoft Fabric in einer BI-Beratung. Heute setzen wir dafür KI ein.

Die Faustformel: Stunden manueller Arbeit am Tag mal 220 Arbeitstage mal Vollkosten je Stunde. Schon 2 Stunden am Tag bei 60 Euro je Stunde sind 26.400 Euro im Jahr, für einen einzigen Ablauf. Bei mehreren wiederkehrenden Abläufen kommen so schnell vier- bis fünfstellige Beträge zusammen. In der Analyse rechnen wir das für Ihre Prozesse konkret aus, bevor Sie etwas beauftragen.

Dort, wo viel wiederkehrende Text- und Dokumentarbeit anfällt: im Vertrieb bei Angeboten und Anfragen, im Einkauf bei Bestellungen und Belegen, in den Finanzen bei Rechnungsprüfung und Berichten, in Produktion und Service bei der Suche nach Wissen und Störungsursachen, im Personalwesen bei internen Fragen. Wie das im Postfach aussieht, steht unter E-Mail-Automatisierung mit KI, für die Finanzen unter KI-Automatisierung in der Buchhaltung. Im Erstgespräch suchen wir den Anwendungsfall mit dem größten Nutzen.

Kaum. Der Assistent arbeitet dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet, etwa im E-Mail-Postfach, in Teams oder im Chat, und versteht normale Sprache. Eine kurze Einweisung genügt.

Er übersetzt Ihre Abläufe in eine technische Lösung. Wir nehmen die Anforderungen auf, bewerten Sprachmodelle, Werkzeuge und Schnittstellen, entscheiden mit Ihnen über die Architektur und setzen sie um. Für Konzept und Umsetzung haben Sie einen Ansprechpartner.

Ein Geschäftsprozess läuft automatisch, auch an den Stellen, an denen bisher ein Mensch Texte lesen, einordnen oder formulieren musste. Feste Schritte erledigt ein Workflow, die KI übernimmt das Verstehen: Sie liest E-Mails, Rechnungen oder Anfragen und bereitet das Ergebnis vor. Verbindliche Schritte gibt Ihr Team frei. Mehr unter Was ist KI-Automatisierung?.

Ja, vor allem Prozesse, die mit Texten oder Dokumenten beginnen und nach erkennbaren Regeln entschieden werden, etwa Angebote aus Anfragen oder die Prüfung von Eingangsrechnungen. Bei Entscheidungen ohne klare Regeln oder mit großer Tragweite bereitet die KI vor, und ein Mensch entscheidet.

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten, etwa die Felder eines Formulars. KI-Automatisierung versteht auch formlose E-Mails, PDFs oder Fotos. In der Praxis kombiniert man beides: feste Regeln für alles Feste, KI für die Schritte, die Verständnis brauchen.

Im Büro vor allem vier: Workflows, die Systeme über Schnittstellen verbinden; Robotic Process Automation (RPA), die Programme über die Oberfläche bedient; KI-gestützte Automatisierung, die Dokumente und Sprache versteht; und KI-Agenten, die ihre Schritte selbst planen. Welche Art passt, hängt vom Ablauf ab, oft ist es eine Kombination. Mehr unter KI-Agenten und Automatisierung.

Nein. Digitalisierung macht Informationen und Abläufe digital verfügbar, etwa die Rechnung als PDF statt auf Papier oder den Auftrag im ERP statt auf dem Zettel. Automatisierung lässt diese digitalen Abläufe ohne manuelle Arbeit laufen. Digitalisierung ist die Voraussetzung, Automatisierung der nächste Schritt.

Das KI-Modell ist der trainierte Kern, zum Beispiel ein Sprachmodell wie GPT oder Claude. Ein KI-System entsteht, wenn das Modell mit Daten, Regeln, Schnittstellen und einer Oberfläche zu einer Anwendung verbunden wird, etwa zu einem Assistenten, der Rechnungen prüft. Auch der EU AI Act unterscheidet beides; die Pflichten für Unternehmen, die KI einsetzen, beziehen sich auf das System.

Prozesse, die häufig vorkommen, mit Texten oder Dokumenten beginnen und nach erkennbaren Regeln entschieden werden. Typisch sind Angebote aus E-Mail-Anfragen, die Prüfung von Eingangsrechnungen, Antworten auf Standardfragen, die Suche in Handbüchern und Fragen an die Kennzahlen. Weniger geeignet sind seltene Einzelfälle und Entscheidungen ohne klare Kriterien.

Im Vertrieb wird aus einer E-Mail-Anfrage ein Angebotsentwurf mit Preisen aus dem ERP. In der Buchhaltung werden Rechnungen mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. In der Produktion beantwortet ein Assistent Fragen aus Handbüchern und Störungsberichten. 14 Beispiele nach Abteilung stehen unter Beispiele für KI-Automatisierung.

Wenn ein Ablauf oft vorkommt, nach erkennbaren Regeln läuft und spürbar Zeit kostet. Rechnen Sie vorher: Stunden manueller Arbeit am Tag mal Arbeitstage mal Vollkosten je Stunde. Liegt die Ersparnis deutlich über den laufenden Kosten und tragen sich die einmaligen Kosten in absehbarer Zeit, lohnt es sich. Seltene Sonderfälle bleiben besser manuell.

Schreiben Sie zuerst auf, wie der Ablauf heute wirklich läuft, mit allen Ausnahmen, und rechnen Sie die Ersparnis. Prüfen Sie dann, welche Systeme beteiligt sind und ob sie Schnittstellen haben. Bauen Sie eine erste Version und testen Sie sie mit echten Fällen. In den Alltag geht sie zunächst mit Freigabe jedes Ergebnisses. Wie das mit uns abläuft, steht im Ablauf.

Für die Abläufe Workflow-Werkzeuge wie n8n, Make oder Microsoft Power Automate, für das Verstehen von Texten Sprachmodelle, etwa von OpenAI, Anthropic oder Mistral, wo möglich mit Verarbeitung in der EU. Dazu kommen die Schnittstellen Ihrer Systeme wie ERP, CRM und DMS. Wir wählen die Werkzeuge nach Aufgabe und Datenschutz und begründen die Wahl schriftlich. Mehr unter KI-Automatisierung mit n8n.

Nein. Der Assistent arbeitet in den Programmen, die Ihr Team schon nutzt, und wir übernehmen Aufbau, Anbindung und auf Wunsch den Betrieb. Sie brauchen eine Ansprechperson, die die Abläufe kennt und Zugänge freigeben kann. Gibt es eine IT, binden wir sie früh ein; die Dokumentation bekommt sie in jedem Fall. Wie kleine Unternehmen anfangen, steht unter KI-Automatisierung für KMU.

Feste, wiederkehrende Abläufe laufen meist am zuverlässigsten als Workflow, etwa in n8n. Spontane Aufgaben mit Rückfragen brauchen einen Agenten, der auf Werkzeuge zugreifen kann. Wir empfehlen die einfachste Architektur, die Ihre Anforderungen sicher erfüllt, und begründen die Wahl schriftlich.

Nein. Verbindliche Aktionen wie Versand, Bestellung oder Buchung legt der Assistent als Entwurf an. Ausgelöst werden sie erst, wenn die zuständige Person freigibt.

Über ein dauerhaftes Gedächtnis. Korrigiert Ihr Vertrieb zum Beispiel eine Lieferzeit oder einen Rabatt, schlägt der Assistent eine neue Regel vor. Erst nach Bestätigung nutzt er sie in künftigen, vergleichbaren Fällen. Alle Regeln können Sie einsehen, ändern und löschen.

In den meisten Fällen ja. Gängige ERP-, CRM- und DMS-Systeme, Buchhaltung, Microsoft 365 und viele Branchenlösungen bieten Schnittstellen. Wir prüfen die Machbarkeit vor dem Angebot, damit Sie wissen, was zuverlässig funktioniert und wo die Grenzen liegen.

Datenschutz planen wir von Anfang an mit: Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in der EU, wo es möglich ist, Berechtigungen nach Ihrem Rollenkonzept und Anonymisierung sensibler Daten. Welche Daten wohin gehen, ist dokumentiert, auch für Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat.

So sicher, wie das System gebaut ist. Bei uns gelten fünf Regeln: Der Assistent bekommt nur die Rechte, die er braucht; verbindliche Aktionen laufen nur nach Freigabe; jeder Schritt wird protokolliert; die Verarbeitung läuft bei vertraglich gebundenen Anbietern, wo möglich in der EU; und Eingaben werden gegen versteckte Anweisungen abgesichert. Details unter Sicherheit und Datenschutz.

Für typische Assistenten im Vertrieb, im Einkauf oder im Service vor allem zwei Pflichten: Seit Februar 2025 sorgen Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden. Seit August 2026 muss ein Chatbot erkennbar machen, dass eine KI antwortet. Strengere Regeln für Hochrisiko-Anwendungen, etwa in der Personalauswahl, gelten erst ab Dezember 2027. Wir ordnen jeden Anwendungsfall in der Analyse ein, eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Details stehen im Leitfaden.

Für die Beratung ja. Das BAFA bezuschusst Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen nach der aktuellen Richtlinie bis Ende 2026. Der Antrag muss bestätigt sein, bevor der Beratungsvertrag geschlossen wird. Kostenfreie, anbieterneutrale Informationen bieten die Mittelstand-Digital Zentren des Bundes. Ob ein Programm zu Ihrem Vorhaben passt, klären wir vor dem Start.

Nach der Analyse erhalten Sie einen Festpreis für Phase 1. Die laufenden Kosten für Hosting, KI-Nutzung und Betreuung nennen wir vorab als Monatsbetrag, so können Sie sie direkt mit der Einsparung vergleichen. Spätere Erweiterungen kalkulieren wir einzeln, und Sie entscheiden Schritt für Schritt. Woraus sich die Kosten zusammensetzen, steht unter Was KI-Automatisierung kostet.

Ihnen. Server, Quellcode, Daten, Zugangsdaten und Dokumentation liegen unter Ihrer Kontrolle. Ein anderer Entwickler oder Ihre eigene IT kann das System jederzeit übernehmen.

Dafür gibt es Freigaben, Tests und Protokolle. Ergebnisse stammen aus Ihren Daten und Regeln, die Quelle ist sichtbar. Im Betrieb überwachen wir die Qualität der Antworten und bessern nach, wo etwas nicht passt.

Unser nächster möglicher Projektstart: kurzfristig nach Absprache. Nennen Sie uns Ihren Wunschtermin, dann sagen wir Ihnen innerhalb eines Tages, ob er passt.

Überwiegend remote, für Unternehmen im DACH-Raum. Unser Sitz ist Bielefeld: In Ostwestfalen-Lippe kommen wir für Prozessaufnahme, Workshops oder Schulungen gern zu Ihnen, darüber hinaus nach Absprache. Mehr unter KI-Agentur in Bielefeld und OWL.