KI-Dokumentenverarbeitung: Belege, Bestellungen und Verträge automatisch auslesen
Viele Dokumente kommen als PDF, Scan oder Foto und werden abgetippt. Hier steht, wie ein Sprachmodell sie liest, wie man Fehler abfängt und was die E-Rechnung daran ändert.
Kurz gesagt
KI-Dokumentenverarbeitung liest Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Verträge, erkennt die nötigen Angaben und überträgt sie in ERP, Buchhaltung oder DMS. Anders als ältere Texterkennung braucht sie keine Vorlage je Lieferant. Prüfregeln fangen Fehler ab; nur unklare Fälle gehen an einen Menschen.
KI-Dokumentenverarbeitung und klassische Texterkennung
Texterkennung (OCR) macht aus einem Bild Text. Welche Zahl die Rechnungssumme ist und welche die Bestellnummer, musste man früher für jedes Layout einzeln festlegen. Ein Sprachmodell versteht den Text dagegen wie ein Mensch: Es findet die Bestellnummer auch dann, wenn sie bei jedem Lieferanten an einer anderen Stelle steht oder „Ihr Zeichen“ heißt. Deshalb lohnt sich die Automatisierung auch bei vielen verschiedenen Absendern.
Sechs Dokumentarten mit Beispielen
Eingangsrechnungen
Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuer und Zahlungsziel werden ausgelesen und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Mehr zur Rechnungsprüfung
Bestellungen von Kunden
Aus der PDF-Bestellung im Postfach wird ein Auftragsentwurf im ERP, mit Kundenartikelnummern und Lieferadresse.
Lieferscheine und Ablieferbelege
Fotos vom Lager oder vom Fahrer werden der Bestellung zugeordnet, Vermerke wie Fehlmengen oder Schäden fallen auf.
Auftragsbestätigungen von Lieferanten
Preise und Liefertermine werden mit der eigenen Bestellung verglichen; nur Abweichungen landen beim Einkauf.
Verträge
Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisgleitklausel und Haftung werden in eine Übersicht übernommen, mit Fundstelle im Dokument. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Zertifikate und Nachweise
Gültigkeit von Zertifikaten, Datenblättern oder Erklärungen von Lieferanten wird erfasst; ablaufende Nachweise werden rechtzeitig gemeldet.
Wie Fehler abgefangen werden
Kein Verfahren liest jedes Dokument richtig. Damit Fehler nicht unbemerkt ins System gelangen, gibt es Prüfregeln, die nichts mit KI zu tun haben:
- Summen nachrechnen: Positionen, Steuer und Gesamtbetrag müssen zusammenpassen.
- Abgleich mit Stammdaten: Gibt es den Lieferanten, die Bestellung, den Artikel?
- Plausibilität: Liegt der Preis im üblichen Rahmen, passt die Menge zur Bestellung?
- Pflichtfelder: Fehlt etwas, geht das Dokument mit Hinweis an einen Menschen.
Nur was alle Prüfungen besteht, wird gebucht oder angelegt, und das auf Wunsch zunächst als Entwurf.
Was die E-Rechnung für die Dokumentenverarbeitung ändert
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen folgt stufenweise ab 2027 (IHK zur E-Rechnung). E-Rechnungen enthalten die Daten schon in strukturierter Form, auslesen muss man sie nicht mehr. Die Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang bleibt aber, und PDFs kommen weiter: von kleinen und ausländischen Lieferanten, als Lieferschein, Bestellung oder Vertrag.
Was vorhanden sein muss
- ein Postfach oder Ordner, in dem die Dokumente ankommen,
- Stammdaten von Lieferanten, Kunden und Artikeln mit Schnittstelle oder Export,
- klare Regeln, wer bei Abweichungen entscheidet.
Beispielrechnung
120 Dokumente am Tag, je 3 Minuten Erfassung gespart: 6 Stunden am Tag. Bei 55 Euro Vollkosten je Stunde und 220 Arbeitstagen sind das rund 72.600 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielwerte; Ihre eigenen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite nach.
Häufige Fragen
Wie genau liest eine KI Dokumente aus?
Bei sauberen PDFs sehr zuverlässig, bei schlechten Scans und Handschrift weniger. Deshalb gehören Prüfregeln dazu, die Fehler abfangen, bevor etwas gebucht wird.
Brauche ich ein neues DMS?
Nein. Der Assistent liest aus Postfach oder Ordner und schreibt in die Systeme, die Sie schon nutzen.
Was passiert mit den Dokumenten?
Sie bleiben in Ihren Systemen. Verarbeitet wird bei vertraglich gebundenen Anbietern, wo möglich in der EU.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.