Was kostet KI-Automatisierung? Kostenblöcke, Treiber und Rechnung
Damit Sie Angebote einordnen können: welche Kosten einmalig und welche laufend anfallen, was sie in die Höhe treibt und wie Sie ausrechnen, ab wann sich ein Projekt trägt.
Kurz gesagt
Die Kosten einer KI-Automatisierung bestehen aus drei Teilen: der Analyse, der einmaligen Umsetzung und den laufenden Kosten für Hosting, Nutzung der Sprachmodelle und Betreuung. Am stärksten treiben Schnittstellen, Datenqualität und Freigaberegeln den Preis. Ob sich ein Projekt lohnt, zeigt der Vergleich mit der jährlichen Ersparnis.
Kosten der KI-Automatisierung: die drei Blöcke
1. Analyse
Die Abläufe werden aufgenommen, die Systeme geprüft und die Ersparnis gerechnet. Ergebnis ist eine Empfehlung mit Architektur und ein Angebot. Bei uns steht danach ein Festpreis für Phase 1.
2. Umsetzung
Der Assistent wird gebaut, an Ihre Systeme angebunden und mit echten Fällen getestet. Das ist der größte einmalige Block.
3. Laufende Kosten
Hosting des Systems, Nutzung der Sprachmodelle und auf Wunsch Betreuung. Die Sprachmodelle werden meist nach verarbeiteter Textmenge abgerechnet; bei typischen Abläufen im Mittelstand ist das ein überschaubarer Monatsbetrag. Wir nennen die laufenden Kosten vorab als Monatsbetrag, damit Sie sie mit der Ersparnis vergleichen können.
Was den Preis treibt
- Schnittstellen: Ein ERP mit sauberer Programmierschnittstelle ist schnell angebunden, ein altes System ohne Schnittstelle braucht Umwege.
- Datenqualität: Uneinheitliche Artikelnummern oder doppelte Kunden machen Vorarbeit nötig.
- Freigaberegeln: Je mehr Fälle unterschiedlich entschieden werden, desto mehr Regeln braucht der Assistent.
- Volumen: Hunderte Belege am Tag brauchen eine robustere Verarbeitung als zehn.
- Datenschutz: Verarbeitung in der EU oder auf eigenen Servern kann teurer sein als ein Standarddienst.
So rechnen Sie, ob es sich lohnt
Erst die Ersparnis: Stunden manueller Arbeit am Tag mal Arbeitstage mal Vollkosten je Stunde. Mit Beispielwerten: 2 Stunden, 220 Tage, 60 Euro ergeben 26.400 Euro im Jahr, also 2.200 Euro im Monat.
Dann die Amortisation: einmalige Kosten geteilt durch (monatliche Ersparnis minus laufende Kosten). Das Ergebnis ist die Zahl der Monate, bis sich das Projekt getragen hat. Ein Projekt, das sich erst nach mehreren Jahren trägt, sollten Sie verkleinern oder einen anderen Ablauf wählen.
Ihre eigene Ersparnis rechnen Sie im Rechner auf der Startseite aus.
Beispiele, was in eine Rechnung gehört
Angebote: 6 Angebote am Tag, je 35 Minuten schneller, ergibt bei 60 Euro je Stunde rund 46.200 Euro im Jahr. Dagegen stehen die Anbindung von CRM und ERP sowie die Pflege der Preisregeln. Beispielrechnung zur Angebotserstellung
Rechnungsprüfung: 20 Rechnungen am Tag, je 10 Minuten schneller, ergibt rund 44.000 Euro im Jahr. Dagegen stehen die Anbindung an Bestellungen und Buchhaltung sowie Regeln für Toleranzen. Beispielrechnung zur Rechnungsprüfung
Wissensassistent: 15 Mitarbeitende, die je 12 Minuten am Tag weniger suchen, ergibt rund 39.600 Euro im Jahr. Dagegen stehen das Aufbereiten der Dokumente und ein Rechtekonzept, wer was sehen darf. Beispielrechnung zum Wissensassistenten
Kennzahlen per Chat: 5 Ad-hoc-Anfragen pro Woche, je 2 Stunden weniger im Controlling, ergibt rund 27.600 Euro im Jahr. Dagegen stehen ein verlässliches Datenmodell und schriftliche Kennzahlendefinitionen. Beispielrechnung zu Kennzahlen per Chat
Alle Werte sind Beispielwerte.
Wie Sie Angebote vergleichen
- Ist der Preis für die erste Phase fest, oder wird nach Aufwand abgerechnet?
- Sind die laufenden Kosten als Monatsbetrag genannt?
- Gehören Code, Server und Dokumentation Ihnen?
- Gibt es Abnahmetests, die vorher festgelegt werden?
- Was kostet eine Änderung nach dem Start?
Weitere Fragen für das erste Gespräch und woran Sie einen guten Dienstleister erkennen, stehen unter KI-Automatisierung: Agentur oder Freelancer?.
Förderung
Für die Beratung gibt es Zuschüsse des BAFA nach der aktuellen Richtlinie bis Ende 2026 (BAFA). Mehr dazu im Leitfaden.
Kosten, die gern vergessen werden
- Zeit Ihres Teams: für Workshops, Tests und die Abnahme.
- Datenbereinigung: wenn Stammdaten vor dem Start aufgeräumt werden müssen.
- Änderungen an Ihren Systemen: etwa ein Update des ERP, das eine Schnittstelle verändert.
- Schulung: meist kurz, weil der Assistent in gewohnten Programmen arbeitet, aber nicht null.
So halten Sie die Kosten klein
- Mit einem Ablauf anfangen und erst erweitern, wenn er läuft.
- Feste Abläufe als Workflow bauen statt als Agent; Workflows brauchen weniger Modellaufrufe, etwa bei KI-Automatisierung mit n8n.
- Vorhandene Schnittstellen nutzen, statt neue Systeme einzuführen.
- Für einfache Aufgaben kleinere, günstigere Modelle einsetzen.
Eine Rechnung Schritt für Schritt
Angenommen, die Prüfung von Eingangsrechnungen kostet heute 3 Stunden am Tag. Bei 60 Euro je Stunde und 220 Arbeitstagen sind das 39.600 Euro im Jahr. Übernimmt der Assistent zwei Drittel der Arbeit, werden rund 26.400 Euro im Jahr frei, also 2.200 Euro im Monat. Davon ziehen Sie die laufenden Kosten ab; der Rest zahlt Monat für Monat die einmaligen Kosten ab. Alle Zahlen sind Beispielwerte, Ihre eigenen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite aus.
Häufige Fragen
Warum nennen Sie keine Preise?
Weil sie fast nur von Ihren Systemen und Abläufen abhängen. Nach der Analyse erhalten Sie einen Festpreis für Phase 1 und die laufenden Kosten als Monatsbetrag.
Was kostet die Nutzung der Sprachmodelle?
Abgerechnet wird meist nach Textmenge. Bei typischen Abläufen ist das ein kleiner Teil der laufenden Kosten; wir nennen den Betrag vorab.
Kann ich klein anfangen?
Ja. Ein einzelner Ablauf als Phase 1 ist der übliche Weg. Weitere Abläufe bauen darauf auf.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.