KI-Automatisierung für Controlling und Finance: wo sie wirklich Zeit spart
Geschrieben von jemandem, der über zehn Jahre selbst im Controlling saß: welche Aufgaben sich mit KI automatisieren lassen, wie das mit Excel, Power BI und dem ERP zusammenspielt und wo die Grenzen liegen.
Kurz gesagt
KI-Automatisierung im Controlling übernimmt die wiederkehrende Sammel- und Schreibarbeit: Daten aus Abteilungen einsammeln und prüfen, Abweichungen erklären, Kommentare für den Monatsbericht entwerfen und Ad-hoc-Fragen der Geschäftsführung beantworten. Die Zahlen kommen aus Ihrem Datenmodell, Bewertung und Freigabe bleiben beim Controlling.
Warum gerade das Controlling profitiert
Im Controlling fließt ein großer Teil der Zeit in Arbeit, die keine Analyse ist: Excel-Dateien aus den Abteilungen anfordern und nachhaken, Werte zusammenführen, Plausibilitäten prüfen, Abweichungen in Sätze fassen. Die eigentliche Aufgabe, die Geschäftsführung zu beraten, kommt oft zu kurz. Genau diese Sammel- und Schreibarbeit können Sprachmodelle heute zuverlässig übernehmen, wenn sie an die richtigen Datenquellen angebunden sind.
Das kennen wir aus der Praxis: Jacob Musser hat vor der Gründung unserer Agentur die Planung bei einem Messeveranstalter mit Excel-VBA-Vorlagen automatisiert, in einer Digitalagentur den Monatsbericht per SQL beschleunigt und in einer BI-Beratung Datenplattformen in Power BI und Microsoft Fabric gebaut. Mit KI lässt sich heute auch der Teil automatisieren, der damals noch manuelle Arbeit am Text war.
Sechs Beispiele aus dem Controlling-Alltag
1. Abweichungskommentare für den Monatsbericht
Der Assistent liest Plan, Ist und Vorjahr aus dem Datenmodell, findet die größten Abweichungen je Kostenstelle und entwirft einen Kommentar: „Materialaufwand Werk 2 +12 % gegenüber Plan, vor allem durch Preiserhöhung Stahl ab September.“ Die Ursachen holt er aus Buchungstexten oder fragt bei der Kostenstelle nach. Das Controlling prüft und gibt frei.
2. Ad-hoc-Fragen der Geschäftsführung
„Wie liegt der Deckungsbeitrag im Oktober gegenüber dem Vorjahr, nach Region?“ beantwortet der Assistent in Minuten, mit denselben Zahlen wie im Monatsbericht. Ausführlich beschrieben unter Kennzahlen per Chat.
3. Forecast-Abfragen bei den Abteilungen
Statt Excel-Vorlagen per Mail zu verschicken und dreimal nachzufassen, fragt der Assistent die Verantwortlichen direkt nach ihren Erwartungen, prüft die Antworten auf Vollständigkeit und Plausibilität und meldet Ausreißer. Beispiel: Ein Vertriebsleiter meldet einen Umsatz, der 40 % über dem Vorquartal liegt; der Assistent fragt nach dem Grund, bevor der Wert in die Planung geht.
4. Excel-Konsolidierung
Viele Planungen laufen weiter in Excel, und das ist oft in Ordnung. Der Assistent liest die eingehenden Dateien, prüft Struktur und Summen, gleicht sie mit dem Vorjahr ab und führt sie zusammen. Fehlt ein Tabellenblatt oder stimmt eine Summe nicht, bekommt der Absender eine konkrete Rückfrage statt einer allgemeinen Mahnung.
5. Datenqualität vor dem Abschluss
Vor dem Monatsabschluss prüft der Assistent typische Fehlerquellen: Buchungen auf falsche Kostenstellen, fehlende Abgrenzungen, ungewöhnliche Beträge. Er liefert eine Liste mit Begründung, die Buchhaltung entscheidet. Fehler in Eingangsrechnungen fängt die Rechnungsprüfung mit KI schon vorher ab; wie der Abschlussprüfer mit KI arbeitet, steht unter KI-Automatisierung für Wirtschaftsprüfer.
6. Data Science, wo sie sich lohnt
Statistische Prognosen, etwa für Umsatz oder Auftragseingang, ergänzen die Planung. Die KI übernimmt dabei vor allem die Erklärung: Sie beschreibt in Sätzen, warum die Prognose vom Plan abweicht. Für viele Mittelständler ist das der größere Gewinn als ein noch genaueres Modell.
Wie das technisch zusammenspielt
Der Assistent arbeitet mit den Werkzeugen, die Sie schon haben: Excel und SharePoint für Vorlagen, Power BI oder ein Data Warehouse für Kennzahlen, das ERP für Buchungen. Wichtig ist, dass er auf das bestehende Datenmodell zugreift und die Kennzahlendefinitionen Ihres Controllings nutzt. Eigene Rechenwege der KI würden zu Zahlen führen, die nicht zum Bericht passen.
Beispielrechnung
Ein Controlling-Team mit drei Personen verbringt zusammen 6 Stunden pro Woche mit dem Einsammeln und Prüfen von Zahlen und 4 Stunden mit Kommentaren. Übernimmt der Assistent die Hälfte davon, sind das 5 Stunden pro Woche, bei 60 Euro Vollkosten je Stunde und 46 Arbeitswochen rund 13.800 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielwerte; Ihre eigenen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite nach.
Grenzen
KI ersetzt keine Bewertung. Ob eine Abweichung ein Problem ist, entscheidet das Controlling. Der Assistent schreibt Entwürfe, sammelt und prüft. Jede Zahl zeigt ihre Quelle, und nichts geht ohne Freigabe an die Geschäftsführung.
So führen Sie es im Controlling ein
- Einen Bericht wählen: am besten den Monatsbericht, weil er regelmäßig kommt und die Kennzahlen festgelegt sind.
- Datenquelle festlegen: Der Assistent liest aus dem Datenmodell, das auch der Bericht nutzt, nicht aus eigenen Exporten.
- Kommentarstil vorgeben: Drei bis fünf gute Kommentare aus den letzten Monaten reichen als Muster.
- Parallel laufen lassen: Zwei Abschlüsse lang schreibt das Controlling wie gewohnt, der Assistent schreibt mit. Danach vergleichen Sie und entscheiden.
Ein Kommentar vorher und nachher
Vorher: Die Controllerin sucht in der Kostenstellenauswertung die Abweichungen, öffnet die Buchungen, fragt per Mail beim Werksleiter nach und schreibt dann zwei Sätze. Je Kostenstelle eine halbe Stunde.
Nachher: Der Assistent legt eine Liste der fünf größten Abweichungen mit Buchungen und Entwurfstext vor: „Instandhaltung Werk 1 +18.400 € gegenüber Plan, Ursache: ungeplanter Austausch der Hydraulikpumpe an Anlage 3 (Bestellung vom 14.10.).“ Die Controllerin prüft, ergänzt die Einordnung und gibt frei. Die Zahlen in diesem Beispiel sind erfunden.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür Power BI oder ein Data Warehouse?
Es hilft, ist aber kein Muss. Für Abweichungskommentare und Ad-hoc-Fragen braucht der Assistent eine verlässliche Datenquelle. Das kann auch ein sauber gepflegter Export aus dem ERP sein.
Kann die KI unsere Excel-Planung ersetzen?
Das ist selten nötig. Meist ist es günstiger, Excel als Eingabe zu behalten und den Assistenten die Dateien einsammeln, prüfen und zusammenführen zu lassen.
Rechnet die KI eigene Kennzahlen?
Nein. Sie nutzt die Definitionen und das Datenmodell Ihres Controllings, damit jede Zahl mit dem Bericht übereinstimmt.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.