Kennzahlen per Chat: Antwort in Minuten statt Ad-hoc-Auftrag
Ein Anwendungsfall für die Geschäftsführung im Mittelstand: Fragen zum Monatsbericht beantwortet der Assistent direkt, aus den Zahlen, die auch das Controlling nutzt.
Ausgangslage
Die Geschäftsführung bekommt den Monatsbericht und hat Fragen dazu. Jede Frage wird zum Ad-hoc-Auftrag ans Controlling: Daten ziehen, aufbereiten, kommentieren. Bis die Antwort da ist, vergehen oft Tage, und das Controlling kommt nicht zu seiner eigentlichen Arbeit.
So arbeitet der Assistent
Ein Beispiel aus dem Chat: „Wie liegt der Deckungsbeitrag im Oktober gegenüber dem Vorjahr, nach Region?“
- Frage verstanden: Kennzahl, Zeitraum und Vergleich.
- Zahlen abgerufen: aus ERP und Datenmodell, mit Ihren Berechtigungen.
- Abweichung erklärt: etwa „Süd −8 %: zwei Großaufträge ins vierte Quartal verschoben“.
- Antwort mit Quelle erstellt: Tabelle, Kurzkommentar und Link zum Bericht.
Ergebnis: die Antwort in 2 Minuten statt nach 2 Tagen, mit denselben Zahlen wie im Monatsbericht.
Warum es dieselben Zahlen sein müssen
Der Assistent rechnet keine eigenen Kennzahlen. Er greift auf Ihr bestehendes Datenmodell zu, zum Beispiel in Power BI oder Microsoft Fabric, und nutzt die Definitionen, die Ihr Controlling festgelegt hat. Deshalb stimmen seine Antworten mit dem Bericht überein.
Beispielrechnung
5 Ad-hoc-Anfragen pro Woche, je 2 Stunden weniger Aufwand im Controlling, bei 60 Euro Vollkosten je Stunde und 46 Arbeitswochen: rund 27.600 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielwerte; mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite. Was dem an Kosten gegenübersteht, erklärt Was KI-Automatisierung kostet.
Was Sie dafür brauchen
- ein Datenmodell oder Data Warehouse, aus dem heute schon berichtet wird,
- schriftliche Definitionen der wichtigsten Kennzahlen,
- ein Berechtigungskonzept, damit jede Person nur sieht, was sie sehen darf.
Grenzen
Der Assistent ersetzt kein Controlling. Er beantwortet Fragen, die sich aus den vorhandenen Zahlen beantworten lassen, und fragt nach, wenn eine Frage unklar ist. Bewertung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.
Weitere Fragen, die der Assistent beantwortet
- „Welche fünf Kunden sind im dritten Quartal am stärksten gewachsen?“
- „Wie entwickeln sich die Materialkosten je Stück seit Jahresbeginn?“
- „Wo liegen wir beim Auftragseingang gegenüber Plan, nach Produktgruppe?“
- „Welche offenen Posten sind älter als 60 Tage?“
Jede Antwort kommt mit Tabelle, kurzer Einordnung und Link auf den Bericht, aus dem die Zahlen stammen. Mehr unter KI-Automatisierung für Controlling und Finance.
Einführung
- Die zehn häufigsten Fragen der Geschäftsführung sammeln.
- Prüfen, ob das Datenmodell sie beantworten kann, und Lücken schließen.
- Vier Wochen parallel: Das Controlling prüft jede Antwort des Assistenten.
Häufige Fragen
Was ist, wenn eine Kennzahl im Datenmodell fehlt?
Dann sagt der Assistent das. Neue Kennzahlen legt Ihr Controlling im Datenmodell an, danach kann der Assistent sie nutzen.
Sieht jeder alle Zahlen?
Nein. Der Assistent arbeitet mit den Berechtigungen der fragenden Person. Mehr unter Sicherheit und Datenschutz bei KI-Automatisierung.
Mehr zu Kosten, Vorgehen und Rechtslage steht im Leitfaden KI-Automatisierung im Mittelstand.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.