KI-Automatisierung: 14 Beispiele aus den Prozessen im Mittelstand
Nach Abteilungen sortiert, jeweils mit Ausgangslage, Ablauf und Ergebnis. Zu einigen Beispielen gibt es eine eigene Seite mit Beispielrechnung.
Kurz gesagt
KI-Automatisierung lohnt sich bei Prozessen, die sich oft wiederholen und mit Texten oder Dokumenten beginnen: Angebote aus Anfragen, Rechnungsprüfung, Antworten aus Handbüchern, Kennzahlen per Chat, Belegerfassung, E-Mail-Sortierung. Der Assistent bereitet vor, Ihr Team entscheidet.
Vertrieb und Service
1. Anfrage wird Angebot
Ausgangslage: Anfragen per E-Mail, Angebote dauern Tage. Ablauf: Kunde und Artikel erkennen, Preise und Liefertermin aus dem ERP holen, Entwurf anlegen. Ergebnis: Angebotsentwurf in Minuten, Freigabe im Vertrieb. Angebotserstellung mit Beispielrechnung Im Großhandel kommen Bestellungen per E-Mail dazu: KI-Automatisierung im Großhandel.
2. Kundenanfragen rund um die Uhr
Ausgangslage: Anfragen über Website und WhatsApp bleiben am Wochenende liegen. Ablauf: Standardfragen beantworten, fehlende Angaben einholen, vollständige Anfragen weiterleiten. Ergebnis: Montags liegt alles vollständig vor.
3. Lieferstatus und Reklamationen
Ablauf: Anliegen erkennen, Versandstatus oder Auftrag prüfen, Antwort oder Reklamationsvorgang vorbereiten. Mehr zur E-Mail-Automatisierung. Für Speditionen gehören Statusanfragen zum Alltag: KI-Automatisierung für Logistik und Speditionen.
4. Gesprächsvorbereitung
Ablauf: Vor einem Kundentermin offene Angebote, Reklamationen und Umsatzentwicklung zusammenstellen. Ergebnis: eine Seite Überblick statt zwanzig Minuten Suchen. Weil der Assistent dafür selbst wählt, welche Quellen er abfragt, ist das ein typischer Fall für KI-Agenten.
Einkauf und Finanzen
5. Rechnungsprüfung
Ablauf: Positionen auslesen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen, Abweichungen melden. Ergebnis: nur Abweichungen landen beim Menschen. Rechnungsprüfung mit Beispielrechnung
6. Kontierungsvorschläge
Ablauf: aus Lieferant, Artikel und Buchungshistorie Konto und Kostenstelle vorschlagen, Ungewöhnliches markieren. Mehr zur Buchhaltung. Wie Kanzleien Belege ihrer Mandanten vorkontieren: KI-Automatisierung für Steuerkanzleien.
7. Zahlungen zuordnen
Ablauf: Zahlungseingänge den offenen Posten zuordnen, Differenzen erklären (Skonto, Teilzahlung), Unklares zur Klärung ablegen.
8. Lieferantenvergleich
Ablauf: Angebote verschiedener Lieferanten auslesen und in eine Vergleichstabelle bringen, mit Preisen, Lieferzeiten und Bedingungen.
Produktion und Technik
9. Wissensassistent
Ablauf: Fragen aus Handbüchern, Arbeitsanweisungen und Störungsberichten beantworten, mit Quelle. Ergebnis: Wissen bleibt im Unternehmen. Wissensassistent mit Beispielrechnung
10. Schichtbuch und Störungsberichte
Ablauf: Kurze Sprachnachrichten oder Notizen der Schicht werden zu einem sauberen Bericht mit Anlage, Störung und Maßnahme. Wie Serviceberichte im Maschinenbau genutzt werden: KI-Automatisierung im Maschinenbau.
11. Prüfberichte vorbereiten
Ablauf: Messwerte und Bemerkungen in die Berichtsvorlage übertragen, Grenzwertverletzungen markieren. In regulierten Branchen gehört das ins Qualitätsmanagement, siehe KI-Automatisierung in der Medizintechnik.
Geschäftsführung und Controlling
12. Kennzahlen per Chat
Ablauf: Fragen an die Zahlen aus dem Datenmodell beantworten, Abweichungen erklären. Ergebnis: Antwort in Minuten statt nach Tagen. Kennzahlen per Chat mit Beispielrechnung
13. Abweichungskommentare
Ablauf: Plan, Ist und Vorjahr vergleichen, Kommentare für den Monatsbericht entwerfen. Mehr zu Controlling und Finance
Personal und Verwaltung
14. Interne Fragen beantworten
Ablauf: Fragen zu Urlaub, Reisekosten oder Richtlinien aus den internen Dokumenten beantworten, mit Link zur Quelle. Ergebnis: weniger Rückfragen bei Personalabteilung und Verwaltung.
Woran Sie den passenden Prozess erkennen
- Er kommt mehrmals pro Woche vor, besser täglich.
- Er beginnt mit Texten, E-Mails oder Dokumenten.
- Ihr Team entscheidet nach erkennbaren Regeln.
- Das Ergebnis lässt sich vor der Freigabe prüfen.
Was ein Prozess heute kostet, rechnen Sie im Rechner auf der Startseite aus. Die Beispiele beschreiben typische Abläufe, keine Kundenprojekte.
Die vier Beispielrechnungen im Vergleich
| Ablauf | Annahme | Ersparnis im Jahr |
|---|---|---|
| Anfrage wird Angebot | 6 Angebote am Tag, je 35 Min. schneller | ≈ 46.200 € |
| Rechnungsprüfung | 20 Rechnungen am Tag, je 10 Min. schneller | ≈ 44.000 € |
| Wissensassistent | 15 Mitarbeitende, je 12 Min. weniger Suchen am Tag | ≈ 39.600 € |
| Kennzahlen per Chat | 5 Ad-hoc-Anfragen pro Woche, je 2 Std. weniger | ≈ 27.600 € |
Alle Rechnungen mit 60 Euro Vollkosten je Stunde und 220 Arbeitstagen, bei den Kennzahlen mit 46 Arbeitswochen. Es sind Beispielwerte; Ihre eigenen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite aus.
So wählen Sie aus der Liste
- Streichen Sie alle Beispiele, die bei Ihnen seltener als wöchentlich vorkommen.
- Schätzen Sie für die übrigen die Zeit pro Tag.
- Prüfen Sie, ob die nötigen Daten in einem System mit Schnittstelle liegen.
- Beginnen Sie mit dem Ablauf, der die meiste Zeit kostet und die klarsten Regeln hat.
Häufige Fragen
Welcher Prozess eignet sich für den Anfang?
Der, der am häufigsten vorkommt und am meisten Zeit kostet, mit klaren Regeln. Oft sind das Angebote, Rechnungen oder Anfragen im Postfach.
Kann man mehrere Prozesse auf einmal automatisieren?
Möglich, aber selten sinnvoll. Ein Prozess nach dem anderen senkt das Risiko, und jeder weitere baut auf dem ersten auf.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.