Daten anonymisieren für KI: was die DSGVO verlangt und wie es technisch geht
Ein Sprachmodell muss selten wissen, wie ein Kunde heißt. Hier steht, wie man personenbezogene Daten vor der Verarbeitung entfernt oder ersetzt und wo die Grenzen liegen.
Kurz gesagt
Vor der Verarbeitung durch ein Sprachmodell lassen sich Namen, Adressen, Telefonnummern, Bankdaten und andere Kennungen erkennen und durch Platzhalter ersetzen. Das ist meist eine Pseudonymisierung: Die Daten bleiben nach DSGVO personenbezogen, das Risiko sinkt aber deutlich. Echte Anonymisierung, bei der niemand mehr zugeordnet werden kann, ist bei freien Texten schwer.
Anonymisieren oder pseudonymisieren?
Die DSGVO unterscheidet genau (Verordnung (EU) 2016/679). Anonyme Daten lassen sich keiner Person mehr zuordnen, auch nicht mit Zusatzwissen; für sie gilt die DSGVO nicht (Erwägungsgrund 26). Pseudonymisierte Daten lassen sich nur mit zusätzlichen Informationen zuordnen, die getrennt aufbewahrt werden (Artikel 4 Nummer 5). Sie bleiben personenbezogen, gelten aber als wirksame Schutzmaßnahme.
Für KI-Abläufe heißt das meist: Pseudonymisieren ist der realistische Weg. Der Assistent sieht „Kunde K-17“ statt eines Namens, und nach der Antwort wird der Name in Ihrem System wieder eingesetzt.
So funktioniert das Anonymisieren technisch
- Erkennen: Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Kunden- und Personalnummern werden mit Mustern und einem Erkennungsmodell gefunden, das in Ihrer Umgebung läuft.
- Ersetzen: Jede Angabe bekommt einen Platzhalter, etwa [PERSON_1] oder [IBAN_1]. Die Zuordnung bleibt bei Ihnen.
- Verarbeiten: Das Sprachmodell arbeitet nur mit dem ersetzten Text.
- Zurücksetzen: In der Antwort werden die Platzhalter wieder durch die echten Angaben ersetzt, bevor jemand sie sieht.
Beispiele aus dem Alltag
Kundenanfragen
Aus „Herr Schulte von der Müller GmbH, Tel. 0521 …“ wird „[PERSON_1] von [FIRMA_1], Tel. [TEL_1]“. Für das Angebot reichen Artikel, Menge und Termin.
Reklamationen
Fehlerbeschreibung und Charge bleiben, Name und Anschrift des Kunden werden ersetzt.
Mandantendaten in Kanzleien
Für das Sortieren von Mandantenpost genügen Platzhalter; die Zuordnung zum Mandanten passiert in der Kanzlei. Mehr zu Steuerkanzleien
Wo die Grenzen liegen
- Kontext verrät Personen: „Der Geschäftsführer unseres größten Kunden in Gütersloh“ ist ohne Namen oft eindeutig.
- Erkennung ist nie vollständig: Ungewöhnliche Namen oder Tippfehler rutschen durch. Deshalb gehören Vertrag und EU-Verarbeitung trotzdem dazu.
- Manche Aufgaben brauchen die Daten: Wer einen Brief an Herrn Schulte schreiben lässt, braucht den Namen, spätestens beim Zurücksetzen.
Wann sich der Aufwand lohnt
Bei Gesundheitsdaten, Personaldaten, Mandanten- und Patientendaten fast immer. Bei normalen Geschäftsanfragen mit Ansprechpartner und Firmenadresse reichen oft Vertrag, EU-Verarbeitung und die Regel, nur zu senden, was die Aufgabe braucht. Das entscheiden wir gemeinsam, mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Sind pseudonymisierte Daten noch personenbezogen?
Ja, nach DSGVO schon. Pseudonymisierung senkt aber das Risiko und gilt als geeignete Schutzmaßnahme.
Läuft die Erkennung bei einem externen Anbieter?
Nein, sie sollte in Ihrer Umgebung laufen. Sonst würden die Daten ja gerade dorthin gesendet, wo sie nicht hin sollen.
Ersetzt Anonymisierung den Auftragsverarbeitungsvertrag?
Bei Pseudonymisierung nicht. Nur echte Anonymisierung fällt aus der DSGVO heraus, und die ist bei freien Texten selten sicher erreichbar.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.