ChatGPT im Unternehmen: vom Chatfenster zur Integration in Ihre Systeme
Viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT längst, oft mit privaten Konten. Hier steht, welche Wege es für Unternehmen gibt, wie sich die Anbieter unterscheiden und worauf Sie beim Datenschutz achten.
Kurz gesagt
Unternehmen können Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Mistral auf drei Wegen nutzen: als Chat für Mitarbeitende mit Firmenkonto, über eine Schnittstelle in eigenen Abläufen oder über die Plattformen der Cloudanbieter wie Azure. Den größten Nutzen bringt die Einbindung in ERP, CRM und Postfach. Für den Datenschutz zählen Vertrag, Speicherort und eine klare Regel, welche Daten hinein dürfen.
Drei Wege, ChatGPT und andere Sprachmodelle zu nutzen
1. Chat für Mitarbeitende
Ein Firmenkonto bei ChatGPT, Claude oder einem anderen Anbieter. Schnell eingeführt und gut für Texte, Recherche und Entwürfe. Der Nachteil: Jede Person kopiert Daten selbst hinein und wieder heraus, und am Ablauf ändert sich wenig.
2. Integration über die Schnittstelle
Das Sprachmodell arbeitet im Hintergrund eines Ablaufs: Es liest die eingehende Anfrage, holt Daten aus dem ERP und legt den Angebotsentwurf an. Mitarbeitende sehen nur das Ergebnis und geben frei, und dabei sparen sie die meiste Zeit. Beispiel Angebotserstellung
3. Über eine Cloudplattform
Modelle von OpenAI gibt es auch über Microsoft Azure, Modelle von Anthropic über Amazon Web Services und Google Cloud. Das ist interessant, wenn Ihre IT schon bei einem dieser Anbieter ist und Verträge, Rechenzentren und Berechtigungen dort geregelt sind.
ChatGPT, Claude oder Mistral?
Die großen Modelle liegen bei typischen Aufgaben im Büro nah beieinander, und sie werden laufend erneuert. Welches zu Ihnen passt, zeigt ein Test mit Ihren eigenen Fällen: dieselben zwanzig Anfragen an zwei oder drei Modelle, die Ergebnisse von Ihren Fachleuten bewertet. Wir bauen Abläufe so, dass das Modell austauschbar bleibt. Wenn ein anderes Modell besser oder günstiger wird, wechseln Sie, ohne neu zu bauen.
| Typisch gut für | Zu prüfen | |
|---|---|---|
| OpenAI (ChatGPT) | breites Wissen, viele Werkzeuge | Vertrag, Speicherort, Konto-Typ |
| Anthropic (Claude) | lange Dokumente, sorgfältige Texte | Vertrag, Bezug direkt oder über Cloud |
| Mistral | europäischer Anbieter | Qualität bei Ihren Fällen |
| Azure OpenAI | Microsoft-Umgebungen | Region, Berechtigungen |
Die Tabelle ist eine grobe Orientierung. Welches Modell Ihre Fälle am besten löst, zeigt nur der Test.
Datenschutz: worauf es ankommt
- Vertrag: Für personenbezogene Daten brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Den gibt es bei den Geschäftskonten und Schnittstellen der großen Anbieter, nicht bei privaten Konten.
- Training: Bei Geschäftskonten und Schnittstellen verwenden die großen Anbieter Ihre Daten nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen vor dem Start.
- Speicherort: Mehrere Anbieter bieten Verarbeitung in der EU an. Wo das möglich ist, nutzen wir es.
- Datensparsamkeit: Namen und Kennungen lassen sich vor der Verarbeitung ersetzen. Mehr zur Anonymisierung
Schatten-KI: das Problem mit privaten Konten
Wenn ein Unternehmen keine Lösung anbietet, nutzen Mitarbeitende eigene Konten. Dann landen Kundendaten und Kalkulationen bei Anbietern, mit denen Sie keinen Vertrag haben. Verbieten hilft selten. Besser sind ein Firmenzugang, eine kurze Regel, welche Daten hinein dürfen, und eine Schulung. Seit Februar 2025 verlangt der AI Act ohnehin, dass Mitarbeitende, die KI nutzen, ausreichend geschult sind (Verordnung (EU) 2024/1689). Mehr zur KI-Schulung
Beispiele für Integrationen
- Anfragen im Vertriebspostfach werden gelesen, Angebotsentwürfe entstehen im ERP.
- Eingangsrechnungen werden ausgelesen und mit Bestellungen abgeglichen.
- Servicetechniker fragen Handbücher und Serviceberichte in Teams ab.
- Die Geschäftsführung fragt Umsatz und Marge per Chat ab, mit denselben Zahlen wie im Monatsbericht.
Häufige Fragen
Ist ChatGPT DSGVO-konform?
Das hängt vom Konto und vom Einsatz ab. Mit Geschäftskonto oder Schnittstelle, Auftragsverarbeitungsvertrag und klaren Regeln für personenbezogene Daten ist ein datenschutzkonformer Einsatz möglich; mit privaten Konten in der Regel nicht.
Was ist der Unterschied zwischen ChatGPT und der OpenAI-Schnittstelle?
ChatGPT ist die Chat-Oberfläche. Über die Schnittstelle nutzt man dieselben Modelle in eigenen Programmen und Abläufen, ohne dass jemand chattet.
Können wir den Anbieter später wechseln?
Ja, wenn das Modell im Ablauf austauschbar ist. So sind unsere Abläufe gebaut.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.