KI-Automatisierung im Großhandel: Bestellungen, Angebote und Stammdaten
Im Großhandel entscheidet die Geschwindigkeit im Innendienst. Hier steht, welche Abläufe ein KI-Assistent übernehmen kann und was dafür im ERP vorhanden sein muss.
Kurz gesagt
Im Großhandel lohnt sich KI vor allem im Innendienst: Bestellungen aus E-Mails und PDFs ins ERP übernehmen, Angebote mit kundenindividuellen Konditionen vorbereiten, Preislisten von Lieferanten einpflegen und Artikelstammdaten aus Herstellerunterlagen anlegen. Der Innendienst prüft und gibt frei.
Wo der Innendienst seine Zeit verliert
Viele Kunden bestellen nicht über den Webshop oder per EDI, sondern per E-Mail, als PDF aus ihrem eigenen System oder als Foto einer handschriftlichen Liste. Jede dieser Bestellungen tippt jemand ins ERP. Dazu kommen Angebote mit Staffelpreisen und Sonderkonditionen, Rückfragen zu Verfügbarkeit und Liefertermin und die Pflege von tausenden Artikeln, deren Daten die Hersteller in sehr unterschiedlicher Form liefern.
KI im Großhandel: sechs Abläufe, die ein Assistent übernimmt
1. Bestellungen aus E-Mails ins ERP
Der Assistent liest die Bestellung, ordnet Kunde und Artikel zu, auch bei Kundenartikelnummern oder freien Bezeichnungen, und legt den Auftrag als Entwurf an. Unklare Positionen markiert er.
2. Angebote mit Kundenkonditionen
Aus „Bitte um Preis für 500 Stück“ wird ein Angebot mit den Konditionen dieses Kunden, der passenden Staffel und dem realistischen Liefertermin. Mehr zur Angebotserstellung
3. Verfügbarkeit und Lieferstatus
Fragen nach Bestand, Lieferzeit oder Sendungsstatus beantwortet der Assistent aus Warenwirtschaft und Versanddaten als Entwurf. Gerade diese Fragen machen in vielen Postfächern einen großen Teil aus. Mehr zur E-Mail-Automatisierung
4. Preislisten von Lieferanten
Neue Preislisten kommen als Excel oder PDF, jede anders aufgebaut. Der Assistent liest sie, ordnet die Artikel zu, zeigt die Veränderungen gegenüber dem bisherigen Einkaufspreis und schlägt die Anpassung vor.
5. Artikelstammdaten anlegen
Aus Datenblättern und Herstellerkatalogen übernimmt der Assistent Maße, Gewichte, Merkmale und Beschreibungen in die Felder Ihres Artikelstamms. Wo Ihre Branche Klassifizierungen wie ETIM nutzt, ordnet er die Merkmale zu.
6. Auftragsbestätigungen der Lieferanten
Liefertermine und Preise in den Bestätigungen werden mit der Bestellung verglichen; Abweichungen gehen an den Einkauf, bevor der Kunde einen falschen Termin bekommt. Dasselbe Prinzip gilt für Eingangsrechnungen: Rechnungsprüfung mit KI.
Was im ERP vorhanden sein muss
- eine Schnittstelle oder ein Import für Aufträge und Angebote,
- Kunden mit Konditionen und, wenn vorhanden, Kundenartikelnummern,
- Bestände und Liefertermine, auf die der Assistent lesend zugreifen darf.
Viele Warenwirtschaftssysteme im Großhandel bieten das. Wo nicht, gibt es oft einen Weg über Importdateien.
Womit Großhändler anfangen sollten
Mit den Bestellungen per E-Mail. Sie kommen jeden Tag, ihre Menge ist bekannt, und jeder Fehler fällt spätestens beim Kommissionieren auf. Für den Start reicht ein Postfach, zum Beispiel bestellung@, und eine Kundengruppe, deren Bestellungen ähnlich aussehen. Zwei Wochen lang legt der Assistent nur Entwürfe an, der Innendienst vergleicht mit seiner eigenen Erfassung. Danach ist klar, wie oft er richtig liegt und wo nachgebessert werden muss.
Typische Stolpersteine sind Kunden, die Artikel mit eigenen Bezeichnungen bestellen, Mengeneinheiten wie Karton statt Stück und Bestellungen, die in einer Antwort auf eine alte E-Mail stecken. Alle drei lassen sich lösen, aber sie gehören in den Test, nicht erst in den Betrieb.
Beispielrechnung
60 Bestellungen am Tag per E-Mail, je 4 Minuten Erfassung gespart: 4 Stunden am Tag. Bei 60 Euro Vollkosten je Stunde und 220 Arbeitstagen sind das rund 52.800 Euro im Jahr, noch ohne Angebote und Rückfragen. Die Werte sind Beispielwerte; Ihre eigenen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite nach.
Was der Innendienst behält
Sonderpreise, Kulanz und alles, was Verhandlung braucht, bleiben beim Menschen. Der Assistent bereitet vor, der Innendienst prüft und gibt frei. So bleibt Zeit für die Kunden, die Beratung brauchen.
Häufige Fragen
Wir haben EDI für Großkunden. Lohnt sich KI trotzdem?
Ja, für alle Bestellungen, die nicht über EDI kommen. Bei vielen Großhändlern ist das der größere Teil der Kunden.
Erkennt der Assistent Kundenartikelnummern?
Ja, wenn sie im ERP hinterlegt sind. Fehlt eine Zuordnung, markiert er die Position und lernt die Zuordnung nach Bestätigung.
Kann der Assistent auch Telefonbestellungen aufnehmen?
Möglich ist das, sinnvoller ist für den Anfang meist die E-Mail, weil sie den größten Teil der Erfassungsarbeit ausmacht.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.