Rechnungsprüfung mit KI: nur Abweichungen landen bei Ihrem Team
Ein Anwendungsfall für Einkauf und Buchhaltung im Mittelstand: Der Assistent liest Eingangsrechnungen, gleicht sie ab und legt einen Buchungsvorschlag an.
Ausgangslage
Rechnung öffnen, Bestellung suchen, Beträge vergleichen, Lieferschein prüfen, erfassen: Bei vielen Lieferanten und Positionen verbringen Fachkräfte damit Stunden am Tag. Fehler fallen oft erst auf, wenn schon bezahlt ist.
So arbeitet der Assistent
Eingang ist die Rechnung eines Lieferanten als PDF oder E-Rechnung, im Beispiel mit 37 Positionen.
- Positionen ausgelesen: Menge, Preis und Bestellnummer je Position.
- Abgeglichen: mit der Bestellung im ERP und mit dem Lieferschein, also Bestellung, Wareneingang und Rechnung im Vergleich.
- Abweichung gefunden: im Beispiel Position 12, Preis 4 Prozent über der Bestellung.
- Buchungsvorschlag angelegt: die Abweichung ist markiert und begründet.
Ergebnis: 36 Positionen passen, eine Abweichung geht zur Klärung. Der Vorschlag wartet auf die Freigabe in der Buchhaltung.
E-Rechnung macht es leichter
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen spätestens ab 2028 (IHK Magdeburg: E-Rechnung). Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich genauer auslesen als ein Scan. PDFs und Papierrechnungen verarbeitet der Assistent weiterhin.
Beispielrechnung
20 Rechnungen am Tag, je 10 Minuten schneller, bei 60 Euro Vollkosten je Stunde: Das sind gut 3 Stunden am Tag und bei 220 Arbeitstagen rund 44.000 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielwerte; mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite. Was dem an Kosten gegenübersteht, erklärt Was KI-Automatisierung kostet.
Was Sie dafür brauchen
- einen Rechnungseingang, etwa ein eigenes Postfach,
- Bestellungen und Wareneingänge im ERP mit Schnittstelle,
- Ihre Toleranzen, zum Beispiel ab welcher Preisabweichung jemand prüfen soll,
- Zugriff auf die Buchhaltung, um Buchungsvorschläge anzulegen.
Gebucht und bezahlt wird nur nach Freigabe
Der Assistent bucht und zahlt nichts selbst. Er bereitet vor, markiert und begründet. Jeder Schritt ist protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, welche Rechnung wann mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Was ein Assistent in der Buchhaltung außerdem übernehmen kann, steht unter KI-Automatisierung in der Buchhaltung.
Typische Stolpersteine
- Teillieferungen: Eine Bestellung, mehrere Lieferscheine, eine Rechnung. Das muss der Abgleich können, und dafür braucht es saubere Wareneingänge.
- Rechnungen ohne Bestellnummer: Hier ordnet der Assistent über Lieferant, Artikel und Datum zu und markiert, wenn er unsicher ist.
- Skonto und Fristen: Fälligkeiten gehören in den Vorschlag, damit kein Skonto verloren geht.
Weitere Beispiele
Frachtkosten und Zuschläge
Zuschläge, die nicht in der Bestellung standen, etwa Energie- oder Mindermengenzuschläge, markiert der Assistent gesondert, damit der Einkauf entscheiden kann, ob sie vereinbart waren. Wie Speditionen die Rechnungen ihrer Subunternehmer prüfen: KI-Automatisierung für Logistik und Speditionen.
Dienstleistungsrechnungen
Ohne Lieferschein gleicht der Assistent mit Rahmenvertrag, Stundenzetteln oder Abnahmeprotokoll ab.
Rechnungen in Fremdwährung
Der Assistent erkennt Währung und Kurs und prüft, ob der Betrag zur Bestellung passt.
Häufige Fragen
Können wir die Toleranzen selbst festlegen?
Ja. Sie legen fest, ab welcher Abweichung der Assistent eine Rechnung zur Klärung gibt. Die Regeln sind einsehbar und änderbar.
Werden Rechnungen automatisch bezahlt?
Nein. Zahlung und Buchung löst immer ein Mensch aus.
Mehr zu Kosten, Vorgehen und Rechtslage steht im Leitfaden KI-Automatisierung im Mittelstand.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.