KI-Automatisierung: Agentur oder Freelancer? Ein ehrlicher Vergleich
Wir sind selbst eine KI-Agentur, deshalb gleich vorweg: Nicht jedes Projekt braucht eine Agentur. Hier steht, wann welches Modell passt und woran Sie einen guten Dienstleister erkennen.
Kurz gesagt
Eine Agentur bringt Kapazität und mehrere Fachrichtungen mit, ein Freelancer kurze Wege und einen Ansprechpartner von der Analyse bis zum Betrieb. Für einzelne Abläufe im Mittelstand passt oft ein erfahrener Freelancer, für große Programme mit vielen parallelen Teams eher eine Agentur. Wichtiger als die Unternehmensform sind Festpreis, Abnahmetests und dass Code und Daten Ihnen gehören.
Die drei üblichen Modelle
Agentur
Ein Team aus Beratung, Entwicklung und Projektleitung. Stärken: Kapazität, Vertretung bei Ausfall, mehrere Fachrichtungen unter einem Dach. Schwächen: mehr Abstimmung, wechselnde Ansprechpartner, höhere Gemeinkosten im Tagessatz.
Freelancer
Eine Person von der Analyse bis zur Übergabe. Stärken: kurze Wege, ein Ansprechpartner, der das System auch baut, meist schlankere Kosten. Schwächen: begrenzte Kapazität, Ausfallrisiko.
Softwarehersteller
Ein fertiges Produkt für einen bestimmten Zweck, etwa Rechnungsprüfung. Stärken: schnell startklar, laufende Weiterentwicklung. Schwächen: passt sich nur begrenzt an Ihre Abläufe an, Sie bleiben an das Produkt gebunden.
Vergleich auf einen Blick
| Agentur | Freelancer | Softwareprodukt | |
|---|---|---|---|
| Ansprechpartner | mehrere | einer | Support |
| Anpassung an Ihre Abläufe | hoch | hoch | begrenzt |
| Kapazität | hoch | begrenzt | hoch |
| Abhängigkeit | je nach Vertrag | je nach Vertrag | hoch |
| Passt gut für | große Programme | einzelne Abläufe, Mittelstand | Standardaufgaben |
Wann ein Freelancer passt
- Sie wollen mit einem oder zwei Abläufen anfangen.
- Sie wollen mit der Person sprechen, die das System auch baut.
- Ihre Systeme sind speziell, und ein Standardprodukt passt nicht.
Das Ausfallrisiko lässt sich begrenzen: mit vollständiger Dokumentation, Code und Servern bei Ihnen und einem System, das ein anderer Entwickler übernehmen kann.
Wie unsere KI-Agentur arbeitet
Unsere Agentur verbindet beides. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihr System selbst plant und baut, und bekommen, was Sie von einer Agentur erwarten: einen Festpreis für Phase 1 nach der Analyse, Abnahmetests, die vorher feststehen, und eine Dokumentation, mit der auch ein anderer Entwickler das System übernehmen kann. Code und Server liegen bei Ihnen. Sitz der Agentur ist Bielefeld; Unternehmen in Ostwestfalen-Lippe besuchen wir vor Ort, siehe KI-Agentur in Bielefeld und OWL.
Wann eine Agentur besser passt
- Mehrere große Vorhaben sollen gleichzeitig laufen.
- Sie brauchen neben der Automatisierung auch Design, Marketing oder einen Betrieb rund um die Uhr.
- Ihre Einkaufsrichtlinien verlangen einen Dienstleister ab einer bestimmten Größe.
Sieben Fragen für das erste Gespräch
- Welche ähnlichen Abläufe haben Sie schon automatisiert, und was kam heraus?
- Gibt es einen Festpreis für die erste Phase?
- Wie hoch sind die laufenden Kosten im Monat?
- Wem gehören Code, Server, Daten und Dokumentation?
- Wie wird abgenommen, und wer legt die Tests fest?
- Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
- Wie sieht die Übergabe aus, falls wir später wechseln?
Woran Sie einen guten Dienstleister erkennen
Er rechnet vor dem Angebot aus, was Ihr Ablauf heute kostet, und sagt Ihnen auch, wenn sich eine Automatisierung nicht lohnt. Er spricht über Ihre Prozesse, bevor er über Werkzeuge spricht. Und er kann erklären, was das System tut, ohne dass Sie Fachbegriffe lernen müssen.
Wenn das zu dem passt, was Sie suchen: Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob Ihr Ablauf zu uns passt.
Abrechnungsmodelle im Vergleich
- Festpreis: Sie kennen die Kosten vorher. Voraussetzung ist ein klar beschriebener Umfang, deshalb steht vor dem Festpreis eine Analyse.
- Nach Aufwand: flexibel, aber schwer planbar. Sinnvoll für Erweiterungen, die sich erst im Betrieb zeigen.
- Monatliche Pauschale: für Betrieb und Betreuung. Achten Sie darauf, was enthalten ist und wie schnell Sie kündigen können.
Warnsignale
- Es wird ein Werkzeug verkauft, bevor jemand Ihre Abläufe angesehen hat.
- Code, Server oder Zugänge bleiben beim Dienstleister.
- Es gibt keine Abnahmetests, nur eine Vorführung.
- Laufende Kosten werden erst nach dem Start genannt.
- Die KI soll ohne Freigabe verbindlich handeln.
Wie Rechte und Freigaben richtig aufgesetzt werden, steht unter Sicherheit und Datenschutz bei KI-Automatisierung.
So läuft die Zusammenarbeit mit unserer KI-Agentur
- Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos.
- Analyse der Abläufe mit Ersparnisrechnung und Architektur.
- Festpreis-Angebot für Phase 1 mit laufenden Kosten.
- Umsetzung in kurzen Schritten, Abnahme mit vorher festgelegten Tests.
- Betrieb und Ausbau auf Wunsch, Dokumentation von Anfang an.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn mein Ansprechpartner ausfällt?
Code, Server und Dokumentation liegen bei Ihnen. Ein anderer Entwickler kann das System übernehmen; die Dokumentation ist dafür geschrieben.
Arbeiten Sie mit anderen zusammen?
Bei Bedarf ja, etwa mit Ihrer IT oder einem Datenschutzbeauftragten. Ihr Ansprechpartner bleibt derselbe.
Sind Freelancer günstiger als Agenturen?
Oft ja, wegen geringerer Gemeinkosten. Vergleichen Sie aber vor allem Festpreis, laufende Kosten und was Ihnen am Ende gehört. Ein seriöser Preis entsteht erst, wenn der Dienstleister Ihre Abläufe kennt.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.