Angebotserstellung mit KI: aus der Anfrage wird ein Angebotsentwurf
Ein Anwendungsfall für den Vertrieb im Mittelstand: Der Assistent liest die Anfrage, holt Preise und Termine aus Ihren Systemen und legt das Angebot als Entwurf an.
Ausgangslage
Anfrage lesen, Kunde und Artikel suchen, Preise und Rabatte prüfen, Liefertermin klären, Angebot tippen: In vielen Vertriebsteams kostet das pro Angebot eine halbe Stunde oder mehr, mit Rückfragen auch Tage. Bis das Angebot beim Kunden ist, hat der Wettbewerb oft schon zugesagt.
So arbeitet der Assistent
Eingang ist eine gewöhnliche E-Mail, zum Beispiel: „Bitte um Angebot: 240 Stück Artikel 4711, Lieferung bis KW 48.“
- Kunde und Artikel erkannt: aus CRM und Artikelstamm, auch wenn der Kunde den Artikel anders schreibt als Sie.
- Preis und Rabattstaffel geholt: aus dem ERP, nach Ihren Preisregeln.
- Liefertermin geprüft: gegen Lagerbestand und Planung.
- Angebot als Entwurf angelegt: im gewohnten Layout, im ERP oder als Dokument.
Im Beispiel entsteht ein Angebotsentwurf über 18.960 Euro mit Lieferung in KW 48, der auf die Freigabe im Vertrieb wartet. Fehlen Angaben, etwa eine Lieferadresse, fragt der Assistent nach, bevor er den Entwurf fertigstellt.
Beispielrechnung
6 Angebote am Tag, je 35 Minuten schneller, bei 60 Euro Vollkosten je Stunde: Das sind 3,5 Stunden am Tag und bei 220 Arbeitstagen rund 46.200 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielwerte; mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Rechner auf der Startseite. Was dem an Kosten gegenübersteht, erklärt Was KI-Automatisierung kostet.
Wie Angebote in einzelnen Branchen laufen, mit Kundenkonditionen oder für Ersatzteile, zeigen die Seiten KI-Automatisierung im Großhandel und KI-Automatisierung im Maschinenbau.
Was Sie dafür brauchen
- ein Postfach oder Formular, über das Anfragen ankommen (wie der Assistent im Postfach arbeitet, steht unter E-Mail-Automatisierung mit KI),
- Kunden- und Artikeldaten in CRM oder ERP mit Schnittstelle,
- Ihre Preis- und Rabattregeln, im System hinterlegt oder schriftlich,
- eine Angebotsvorlage, die der Assistent befüllen darf.
Die Freigabe bleibt im Vertrieb
Der Assistent verschickt nichts selbst. Jedes Angebot geht als Entwurf an die zuständige Person, die Preise und Termine prüft und freigibt. Korrigiert der Vertrieb einen Rabatt, schlägt der Assistent daraus eine Regel vor, die erst nach Bestätigung gilt.
Typische Stolpersteine
- Abweichende Artikelbezeichnungen: Kunden schreiben selten Ihre interne Nummer. Eine Suche im Artikelstamm und eine Zuordnungsliste für Stammkunden lösen das.
- Sonderpreise außerhalb des Systems: Was nur in Excel-Listen oder Köpfen steht, muss vor dem Start erfasst werden.
- Schnittstellen: Welche Schnittstelle Ihres ERP was zuverlässig leistet, prüfen wir vor dem Angebot.
Weitere Varianten aus dem Vertriebsalltag
Angebote mit Varianten
Der Kunde fragt nach zwei Ausführungen. Der Assistent legt beide als Positionen mit Preis und Lieferzeit an, damit der Kunde vergleichen kann.
Wiederholungsaufträge
„Bitte wie letztes Mal, aber 300 Stück.“ Der Assistent findet den letzten Auftrag, übernimmt die Positionen und passt Menge und Staffelpreis an.
Anfragen mit Zeichnung
Liegt eine technische Zeichnung bei, fasst der Assistent die wichtigsten Angaben zusammen und leitet die Anfrage an die Kalkulation weiter, statt selbst einen Preis zu raten.
Einführung
- Die häufigsten Anfragetypen sammeln, meist reichen drei bis fünf.
- Preisregeln und Ausnahmen mit dem Vertrieb festhalten.
- Zwei Wochen nur Entwürfe, dann gemeinsam auswerten und Regeln schärfen.
Häufige Fragen
Kann der Assistent auch Anfragen aus WhatsApp oder dem Website-Formular bearbeiten?
Ja. Der Eingangskanal ist austauschbar, der Ablauf dahinter bleibt gleich.
Funktioniert das mit unserem ERP?
In den meisten Fällen ja, sofern es eine Schnittstelle gibt. Die Machbarkeit prüfen wir, bevor Sie etwas beauftragen.
Mehr zu Kosten, Vorgehen und Rechtslage steht im Leitfaden KI-Automatisierung im Mittelstand.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) schildern Sie, welche Aufgaben Ihre Teams ausbremsen und mit welchen Systemen Sie arbeiten. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.